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Häufig gestellte Fragen

FAQs – Ombudsstelle

Häufig gestellte Fragen die beim telefonischen Beratungsgespräch an die Ombudsstelle gestellt wurden.

V. Patientenakten & Dokumentationspflicht

V. Patientenakten & Dokumentationspflicht

Fragen A5

1. Mein Hausarzt hat vor drei Monaten seine Praxis aufgegeben. Wo finde ich jetzt meine Patienten-akten, denn ich brauche sie für die aktuelle Behandlung?

Es gibt in solchen Fällen verschiedene Möglichkeiten, wo sich die Patientenakten befinden können:

  • wenn der Arzt einen Nachfolger in der Praxis hat, ist dieser i.d.R. mit der Archivierung betraut,
  • der in den Ruhestand getretene Arzt oder seine Angehörigen verwalten die Patientenakten in ihren Privaträumen,
  • das Gesundheitsamt hat die Archivierung übernommen,
  • ein Privatunternehmen hat die Archivierung der Patientenakten übernommen
    Beispiele:
    dokuhaus Archivcenter GmbH in Wiedemar (bei Leipzig), Telefon: + 49 34207 4068-0, E-Mail: info@dokuhaus.com
    Rhen-us SE & Co. KG, Rhenus-Platz 1, 59439 Holzwickede, Telefon: +49 (0)2301 29-0, Telefax: +49 (0)2301 29-1215, E-Mail: info@de.rhenus.com

Können die Patientenunterlagen auf den gezeigten Wegen nicht ausfindig gemacht werden, kann zur Klärung Kontakt zur Rechtsabteilung der Landesärztekammer gesucht werden (Telefon: 0331 505605-560).

2. Darf mein alter Arzt, nachdem er umgezogen ist, meine Patientenakten in ein anderes Bundesland mitnehmen, wo ich dann Einsicht nehmen kann?

Ja, es gibt keine Einschränkungen, dass die Patientenakten am Ort der ehemaligen Praxis aufbewahrt werden müssen. Nach den Vorgaben der Berufsordnung hat der Arzt lediglich zu gewährleisten, dass der Patient auf Verlangen Einsicht in die Patientenakten oder gegen Erstattung der Kosten Kopien der Patientenakten erhält. Zudem müssen die Patientenakten in „gehörige Obhut“ gegeben werden unter Gewährleistung der ärztlichen Schweigepflicht, falls der Arzt die Akten nicht selbst archiviert.

3. Ich möchte nach 35 Jahren meine Allgemeinarztpraxis aufgeben und habe keinen Nachfolger und auch keine Angehörigen, die sich um die Aufbewahrung der Patientenakten in den nächsten zehn Jahren kümmern werden. Wo kann ich die Patientenakten rechtskonform

Möglichkeiten:

  • Sie lagern die Patientenakten in Ihren Privaträumen sicher ein.
  • Sie erkundigen sich bei anderen Arztpraxen oder Krankenhäusern, ob diese bereit sind, die Patientenakten zu übernehmen („Zweischrankmodell“).
  • Sie stellen eine Anfrage an das Gesundheitsamt des Kreises, bzw. der kreisfreien Stadt, ob dieses die Archivierung übernimmt.
  • Sie beauftragen ein Privatunternehmen, welches auf Archivierung spezialisiert ist und die Patientenakten einlagert
    Beispiele:
    dokuhaus Archivcenter GmbH in Wiedemar (bei Leipzig), Telefon: + 49 34207 4068-0, E-Mail: info@dokuhaus.com
    Rhenus SE & Co. KG, Märkische Allee 1-11, 14979 Großbeeren, http://www.de.rhenus.com/

4. Wie lange müssen die Patientenakten aufbewahrt werden?

In der Regel für 10 Jahre. Bei bestimmten Unterlagen (z. B. Röntgendiagnostik oder -therapie) kann die Aufbewahrungsfrist wesentlich länger sein. Die Pflicht zur Aufbewahrung folgt aus der Berufsordnung, den Vorschriften über den Behandlungsvertrag im BGB sowie spezialgesetzlichen Vorschriften.

5. Gibt es eine Pflicht, Patientenakten auf Anforderung des Patienten herauszugeben? Darf dafür eine Gebühr erhoben werden?

Es besteht in der Regel eine Pflicht zu vollständigen Einsichtsgewährung. Auch dies folgt aus der Berufsordnung sowie den Vorschriften über den Behandlungsvertrag im BGB. Ausnahmsweise darf die Einsicht verweigert werden, wenn erhebliche therapeutische Gründe, erhebliche Rechte Dritter oder des betroffenen Arztes entgegenstehen. Für die bloße Einsichtsgewährung können in der Regel keine Kosten durch den Arzt geltend gemacht werden. Verlangt der Patient Kopien, besteht für den Patienten Pflicht zur Kostenerstattung gegenüber dem Arzt.

6. Ich kann nach einem Schlaganfall nicht mehr schreiben und meine Tochter soll für mich in meine Patientenakten im Krankenhaus Einsicht nehmen, darf sie das?

Ja, wenn die Tochter über eine entsprechende Vollmacht verfügt. Der Arzt kann unter den gleichen Voraussetzungen wie in Frage 5 die Einsichtnahme beschränken.

7. Von meinem Angestellten habe ich mehrere Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorgelegt bekommen, in denen durch den Hausarzt eine Rückdatierung des Beginns der Arbeitsunfähigkeit auf einen vor dem Behandlungsbeginn liegenden Tag vorgenommen wurde. Außer

Eine Rückdatierung ist (ausnahmsweise) zulässig, jedoch nicht mehr als 3 Tage. Bei unzulässigen Rückdatierungen kann der MDK (Medizinischer Dienst der Krankenkassen) um Prüfung gebeten werden.

8. Sind Sie auch für die Einhaltung des Datenschutzes zuständig? In meinem Fall wurden Inhalte aus der Patientenakte weitergegeben, ohne meine Zustimmung.

Nein. Ist jedoch die ärztliche Schweigepflicht berührt, kann bei der Rechtsabteilung der Landesärztekammer Brandenburg Beschwerde gegen den betreffenden Arzt erhoben werden (Telefon: 0331 505605-560).

9. Ich bin mir als Hausarzt bei der elektronischen Archivierung der Patientenakten unsicher, ob sie dem aktuellen Stand der Anforderungen an den Datenschutz entspricht. Auf welcher rechtlichen Grundlage habe ich dies sicherzustellen und wo kann ich die ko

§ 10 Abs. 5 der Berufsordnung schreibt bei elektronischer Archivierung besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen vor, wobei Empfehlungen der Ärztekammer zu beachten sind. In der Regel ist von der Notwendigkeit einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur auszugehen.
Näheres kann insofern dem Papier „Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“ der Bundesärztekammer entnommen werden: www.bundesaerztekammer.de